Verena Schiffer Consulting ist seit mehr als 12 Jahren branchenübergreifend auf die professionelle und maßgeschneiderte Suche von erstklassigen Assistenz- und Sekretariatskräften für das gehobene Management sowie von Mitarbeitern im Office Management Bereich spezialisiert.

Für meinen Kunden, ein global agierendes amerikanisches Industrieunternehmen suche ich am Standort München in Festanstellung/Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene  

Executive Assistant to Management Team HQ Europe (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Entlastung des Management Teams HQ Europe durch umfassende Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen sowie Ausübung der Schnittstellenfunktion als kompetenter Ansprechpartner für in- und ausländische Kontakte
  • Erledigung von klassischen und anspruchsvollen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben
  • Mailboxverwaltung sowie Vorselektion der eingehenden Mails
  • Postbearbeitung und eigenständige, stilsichere Korrespondenzabwicklung in Deutsch und Englisch
  • Kalendermanagement: Terminplanung und –koordination
  • Planung und Organisation von internationalen Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung sowie Zusammenstellen der Reisepläne und –unterlagen
  • Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Kundenterminen inkl. Einholung und Zusammenstellung der relevanten inhaltlichen Unterlagen
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
  • Vorbereitung des monatlichen Berichtswesens für die amerikanische Muttergesellschaft
  • Administrative Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen Themen in Abstimmung mit der Muttergesellschaft und den europäischen Tochterunternehmen
  • Office Management: Allgemeine Büroorganisation, Koordination von Dienstleistern und Lieferanten, Büromittelbeschaffung, Rechnungsprüfung auf sachliche Richtigkeit, Fuhrparkmanagement

Ihr Profil

  • Studium, oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretärin oder Managementassistent/in oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige vergleichbare Berufserfahrung im internationalen Assistenzbereich auf GF-/V-Level
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (zwingend erforderlich) sowie sichere Orthographie
  • Personen- und situationsgerechtes Verhalten und Diplomatie sowie hohe verbale und schriftliche Kommunikationskompetenz und Korrespondenzsicherheit
  • Routinierter, sicherer Umgang mit dem MS-Office Paket und Internet
  • Proaktive, vorausschauende und selbständige Arbeitsweise mit sehr guter Selbstorganisation und Prioritätensetzung sowie hohem Maß an Genauigkeit, auch unter Termindruck
  • Hohe Dienstleistungs- und Teamorientierung, ausgeprägtes Organisationstalent und Stressresistenz
  • Offene, positive Ausstrahlung, gewandte Umgangsformen, Durchsetzungsvermögen und Flexibilität
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion

Ihre Perspektive

  • Ein breites, spannendes und anspruchsvolles Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
  • Ein global ausgerichteter Arbeitgeber, welcher Markführer in seiner Branche ist
  • Ein moderner Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den MVV
  • Eine sehr attraktive Honorierung

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per Email an oder bewerben Sie sich online:


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