Verena Schiffer Consulting ist seit mehr als 15 Jahren branchenübergreifend auf die professionelle und maßgeschneiderte Suche von erstklassigen Assistenz- und Sekretariatskräften für das gehobene Management sowie von Mitarbeitern im Office Management Bereich spezialisiert.

Als ein führendes europäisches Private Equity Unternehmen mit knapp 30 Mitarbeitern investiert mein Auftraggeber in Firmen des Mittelstands mit hohem Wachstums- und Digitalisierungspotenzial. Zur Verstärkung seines dynamischen, engagierten Teams suche ich im Kundenauftrag zum nächstmöglichen Termin am Standort München in Festanstellung/Vollzeit eine/n

Head of Back Office/Senior Executive Assistant Private Equity (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Leitung des Administrationsbereiches, inkl. fachlicher und disziplinarischer Führung des 3-köpfigen Executive Assistant Teams
• Implementierung von State-of-the-Art Standards und stetige Verbesserung von Prozessen im Back Office
• Office Management: Allgemeine Büroorganisation, Koordination von Dienstleistern und Lieferanten, Vertragsverwaltung, Bestellwesen, Abstimmung und Koordination von Instandhaltungs-, Reparatur- und Umbaumaßnahmen
• Proaktive Unterstützung und Entlastung von zwei Partnern im Tagesgeschäft durch die eigenständige Durchführung aller administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Abwicklung der Korrespondenz (D/E)
• Kalendermanagement und Terminorganisation sowie Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisebuchung, Reisekostenabrechnung sowie Zusammenstellen der Reisepläne und –unterlagen
• Vorbereitung/Koordination/Planung von Meetings und Events sowie Aufbereitung von geschäftsrelevanten Arbeitsinhalten und Formatierung von Dokumenten und Präsentationen
• Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
• Professionelles Dokumentenmanagement (elektronisch und Papier)
• Allgemeine administrative Aufgaben

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene akademische oder kaufmännische Ausbildung mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung als Assistenz bestenfalls mit Führungserfahrung in einem international orientierten, dynamischen Umfeld (idealerweise Professional Services oder Hotellerie)
• Deutsch als Muttersprache sowie fließende Englischkenntnisse und jeweils sichere Orthographie
• Fundierte Kenntnisse mit MS-Office
• Hervorragende Planungs-, Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten
• Schnelle Auffassungsgabe, Pragmatismus und Spaß daran, in einem dynamischen Umfeld komplexe Aufgaben zügig umzusetzen; Can-do-Mentalität ausdrücklich erwünscht
• Hohes Maß an Ownership und Commitment sowie unternehmerisches Denken und Handeln
• Teamplayer
• Professionelles Auftreten und ein hohes Maß an Integrität und Diskretion

Ihre Perspektive

• Herausfordernde Aufgaben, frühe Übernahme an Verantwortung und gezielte fachliche und Soft-Skill Trainings für Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung
• Eine kollegiale, offene Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und ein nettes, ambitioniertes Team
• Eine attraktive Vergütung und ein moderner Arbeitsplatz in bester Münchner Innenstadtlage