München | Vollzeit

Mein Auftraggeber ist ein in Schweden ansässiger Private Equity Fond, der sich bei seinen Investitionen für die nachhaltige Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen mit einem regionalen Fokus auf die DACH Region und Skandinavien einsetzt. Für das neu gegründete Büro in München suche ich im Kundenauftrag in Festanstellung/Vollzeit eine/n talentierte/n und engagierte/n

Assistent*in / Office Manager (m/w/d)

Wenn Sie gerne in einem offenen, familiären Umfeld arbeiten, belastbar und lernwillig sind und Teil eines dynamischen und wachsenden Teams werden möchten, dann ist dies eine spannende Zeit, um einzusteigen! Sie sollten in der Lage sein, einen vollen und sich ständig ändernden Terminkalender zu managen, proaktiv zu agieren, für einen reibungslosen Ablauf im Büro zu sorgen und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch und Englisch) verfügen, um den Geschäftsführer und das Investment-Team sowohl intern als auch extern zu vertreten und zu repräsentieren.

Ihre Aufgaben

  • Proaktive Unterstützung des Geschäftsführers und bei Bedarf des Teams im Tagesgeschäft
  • Unterstützung beim Aufbau des neuen Büros sowie bei der Etablierung von Abläufen und Prozessen
  • Selbständige Führung des Sekretariats, effiziente Büroorganisation sowie Erledigung aller klassischen und anspruchsvollen Assistenzaufgaben, Gatekeeper für Emails und Telefonate
  • Koordination, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Investorenveranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen sowie Geschäftsreisen auf nationaler und internationaler Ebene incl. Reisekostenabrechnung; Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen etc.
  • Kommunikative Schnittstelle für das Team und externe Geschäftspartner (wie z.B. Investoren, Portfoliogesellschaften, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte)
  • Vorbereitung der Korrespondenz sowie von Projektdokumenten und PowerPoint Präsentationen
  • Datenbankpflege, Internetrecherchen sowie effizientes Ablagemanagement (elektronisch/Papier)
  • Ansprechpartner und Koordination von sämtlichen externen Dienstleistern und Lieferanten
  • Eigenständige Bestellung und Verwaltung von sämtlichen Verbrauchs- und Büromaterialien
  • Vorbereitende Buchhaltung und Kommunikation mit dem Steuerberater
  • Regelmäßige Interaktion mit den schwedischen Kollegen in englischer Sprache

Ihr Profil

  • Bachelor-Studium oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/ Europasekretär*in oder Managementassistent*in oder kaufmännische Berufsausbildung z.B. in der Hotellerie
  • Seit der Ausbildung 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in international ausgerichteten und dynamischen Branchen wie Hotellerie oder Beratung, VC/PE, Investment Banking
  • Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, fließende Englischkenntnisse und jeweils sichere Orthographie
  • Versierter Umgang mit MS Office (insb. PowerPoint), Outlook und Internet
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe, Proaktivität und Fähigkeit zur Priorisierung
  • Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Affinität zur selbständigen Entscheidungsfindung
  • Teamfähigkeit, Kooperationsvermögen, hohe Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit
  • Selbstbewusstsein, freundliches und positives Auftreten, unternehmerisches Denken und Handeln

Ihre Perspektive

  • Ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem wachsendem, expandierenden Unternehmen
  • Ein kooperatives, junges und dynamisches Team, eine offene Umgebung und Politik der offenen Tür
  • Ermutigung, Projekte zu übernehmen und sich weiterzuentwickeln
  • Ein mit modernsten Arbeitsmitteln ausgestatteter Arbeitsplatz in zentraler Innenstadtlage
  • Eine leistungsgerechte Vergütung mit jährlicher Gehaltsüberprüfung und ermessensabhängigem Bonus

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per Email an vs@vsconsulting.de oder bewerben Sie sich online: