Essen | Vollzeit 

Mein Auftraggeber ist eine bedeutende privatwirtschaftliche Stiftung mit großer Strahlkraft in Nordrhein Westfalen. Im exklusiven Kundenauftrag suche ich am Standort Essen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Festanstellung/Vollzeit für den Unternehmensbereich Kommunikation & Nachhaltigkeit eine erfahrene und kommunikationsstarke

Assistenz des Leiters und des Teams (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Effiziente Terminkoordination für den Leiter Kommunikation & Nachhaltigkeit sowie für die drei Referentinnen des Bereichs (Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Social Media und Corporate Media)
  • Annahme und Beantwortung bzw. Kanalisierung von E-Mail-Anfragen sowie von telefonischen Anfragen (diese meist von Journalisten) an die zuständigen Ressorts/ Kollegen
  • Budgetcontrolling für den Unternehmensbereich, inkl. Qualitäts- und Kostenkontrolle externer Dienstleister, wie z.B. Agenturen, Druckereien etc.
  • Unterstützung der Social-Media-Aktivitäten mit Beiträgen und Bildmaterial, insb. durch die Begleitung zu Veranstaltungen in den Bereichen Bildung, Wissenschaft und Kultur
  • Pflege und Ergänzung von bestehendem und neuem Bildmaterial in der Bilddatenbank CANTO
  • Unterstützung im Bereich Corporate Media, insb. Begleitung zu Video-Drehterminen und Fotoshootings des Vorstands oder bei Produktionsterminen (z.B. Druck) sowie Redaktionsunterstützung, dies gerne auch durch eigenständige Einbringung
  • Planung und Organisation von und Unterstützung bei Veranstaltungen wie Pressegespräche, Stiftungstag, Kulturfestivals etc. (Einladungen, Catering, Technik, Verteileraufbau und -pflege usw.)
  • Inventur und Koordination von Geschäftsausstattung und Werbemitteln inkl. Bedarfsabstimmung mit den Vorstandssekretariaten (Abwicklung über Corporate Media)
  • Unterstützung bei der Erstellung und Abstimmung von Vorstandsvorlagen sowie von Präsentationen
  • Schnittstellenfunktion zu den Vorstandssekretariaten (Vorstandstermine, Abstimmungsprozesse, Freigaben)
  • Koordination und Organisation von Besucheranfragen
  • Vertretung in anderen Bereichssekretariaten bei Bedarf und auf Gegenseitigkeit

Ihr Profil

  • Studium, erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretär:in oder Management-assistent:in oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Zusatzqualifikation im Bereich Marketing/ Kommunikation/PR/Social Media von Vorteil
  • Nachweisliche mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, idealerweise im Bereich Kommunikation
  • Organisationstalent und ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie Interesse für (digitale) Medien, Sprache und Social Media
  • Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office Produkten, CANTO-Kenntnisse von Vorteil
  • Hervorragende Kenntnisse der deutschen Sprache und Grammatik, sehr gute Ausdrucksfähigkeit und Textstärke sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Eigenständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise auch unter hoher Arbeitsbelastung
  • Hohes Maß an Eigenverantwortung und -motivation, Kreativität, Flexibilität und Genauigkeit
  • Gewinnende, freundliche, empathische, kontaktfreudige und verbindliche Persönlichkeit
  • Feingefühl für die Zwischentöne im direkten Kontakt mit anspruchsvollen und hochkarätigen Persönlichkeiten
  • Teamfähigkeit und Bereitschaft zur interdisziplinären Zusammenarbeit

Ihre Perspektive

  • Eine anspruchsvolle, vielseitige Aufgabe in einem sinnstiftenden und inhaltlich sehr interessanten Arbeitsumfeld
  • Ein krisensicherer Arbeitsplatz in einer Arbeitsumgebung, in der Tradition und Zukunftsgestaltung aufeinandertreffen
  • Eine offene und kooperative Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und sehr netten, hilfsbereiten Kolleg:innen
  • Eine attraktives Vergütungspaket (60-80K) mit BAV, Gruppenunfallversicherung, 30 Tage Urlaub, 1-2 Tage Home Office

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per Email an vs@vsconsulting.de