München | Vollzeit

Für meinen Kunden, eine Boutique Managementberatung im Bereich Healthcare suche ich im exklusiven Kundenauftrag am Standort München in Festanstellung/Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n erfahrene/n und organisationsstarke/n

Executive Assistant / Office Manager (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Professionelle und proaktive Unterstützung der zwei Geschäftsführer im Tagesgeschäft
  • Selbständige Führung des Sekretariats, effiziente Büroorganisation sowie Erledigung aller klassischen und anspruchsvollen Assistenzaufgaben
  • Koordination, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie Geschäftsreisen incl. Reisekostenabrechnung
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
  • Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Durchführung von Recherchen und Analysen
  • Kommunikative Schnittstelle sowie kompetenter Ansprechpartner für das Team und externe Geschäftspartner auf Top-Level
  • Eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und teilweise englischer Sprache
  • Datenbankpflege, Internetrecherchen sowie effizientes Ablagemanagement (elektronisch/Papier)
  • Office Management (Empfang, Betreuung und Bewirtung der Besucher, Bestell- und Vertragswesen, Schnittstelle zur Hausverwaltung, Koordination der externen Dienstleister, vorbereitende Buchhaltung)
  • Möglichkeit zur Übernahme von projektunterstützenden Koordinations- und Organisationsaufgaben wie z.B. Unterstützung beim Personalrecruiting, beim Aufbau von internen Prozessen und Strukturen oder bei der Ausarbeitung und Identifikation von Akquise-Optionen und dem Business Development

Ihr Profil

  • Studium, oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretär*in oder Managementassistent*in oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant vorzugsweise im Bereich Top-Management Beratung oder im Investmentbereich (PE, VC oder IB)
  • Hervorragende Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse und jeweils sichere Orthographie
  • Versierter Umgang mit MS-Office (Word, Excel und PowerPoint) und Outlook (Mac Betriebssystem)
  • Hohe verbale und schriftliche Kommunikationskompetenz auf allen Ebenen
  • Proaktive, strukturierte, selbständige Arbeitsweise und Fähigkeit zur Priorisierung
  • Schnelle Auffassungsgabe und ein überdurchschnittliches Maß an Kommunikationsstärke, aufgeweckte und offene Persönlichkeit mit eindrucksvollem Organisationstalent und hoher Serviceorientierung
  • Teamfähigkeit, Kooperationsvermögen, Belastbarkeit und absolute Diskretion bei vertraulichen Themen
  • Selbstbewusstsein, freundliches und positives Auftreten, unternehmerisches Denken und Handeln

Ihre Perspektive

  • Eine anspruchsvolle und vielseitige Aufgabe in einem sehr dynamischen Team mit langjähriger Erfahrung in der Top-Strategieberatung sowie in Führungspositionen im Gesundheitswesen
  • Zwei sympathische Chefs und nette Kollegen, eine offene Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien in einem wachstumsstarken Umfeld und eine Unternehmenskultur, in der das Team im Mittelpunkt steht
  • Hoher Gestaltungsspielraum und Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
  • Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zum Home Office unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange
  • Eine attraktive Vergütung und ein moderner Arbeitsplatz in sehr guter Stadtlage

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per Email an vs@vsconsulting.de oder bewerben Sie sich online: