München | Vollzeit oder Teilzeit

Mein Auftraggeber ist eine Organisation mit Sitz im Herzen Münchens, die sich der umfassenden Unterstützung einer international expandierenden und dynamischen Unternehmerfamilie widmet. Der Zusammenhalt der Familie sowie ihre Rolle als verantwortungsbewusste Anteilseigner eines bedeutenden Unternehmens stehen im Fokus. In diesem Kontext suche ich ab sofort im exklusiven Kundenauftrag in Festanstellung/Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden eine engagierte Persönlichkeit, die als

Project- & Administration-Coordinator (m/w/d)

mit Leidenschaft und Präzision das kleine Team verstärkt. Sie sind das organisatorische Rückgrat der Geschäftsstelle und arbeiten im engen Schulterschluss mit der Leitung zusammen.

Ihre Aufgaben

Organisation und Unterstützung von Familienprojekten und -veranstaltungen sowie deren Begleitung:

  • Familientag: Organisation des großen Familientages mit umfassendem Rahmenprogramm, der anlässlich der jährlichen Hauptversammlung stattfindet
  • Vor-Ort-Begleitung: Durchführung von vorab Location-Checks und Begleitung der Veranstaltungen vor Ort, um sicherzustellen, dass diese reibungslos ablaufen und die Bedürfnisse der Teilnehmer erfüllt werden
  • Logistik: Übernahme der gesamten logistischen Planung, einschließlich Kommunikation mit den teilnehmenden Familienmitgliedern und externen Dienstleistern. Dies umfasst die Auswahl von Referenten, Experten und Locations sowie die Organisation von Anreise, Unterkunft, Verpflegung und technischen Anforderungen
  • Bildungsprogramme: Organisation von (Weiter-)Bildungsprogrammen in Kooperation mit internationalen Hochschulen, anerkannten Bildungsträgern und verschiedenen Bereichen des Unternehmens, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Generationen abgestimmt sind
  • Kulturreisen: Planung und Organisation von Kulturreisen, die sowohl Bildung als auch Erholung bieten inkl. Buchung von Unterkünften, Restaurants und Organisation von Besichtigungen und Führungen vor Ort
  • Vortragsreihen: Koordination von Vortragsreihen und Fachvorträgen zu relevanten Themen wie z.B. Erben und Vererben, die von Experten aus verschiedenen Bereichen gehalten werden
  • Kulturelle Austauschabende: Organisation und Koordination von exklusiven Abendsalons zur Förderung des Zusammenhalts der Familienmitglieder und des Austauschs zwischen den Generationen
  • Reisetätigkeit: Die Rolle erfordert persönliche Präsenz und eine gewisse Reisetätigkeit, die etwa 2-4 Mal im Jahr an Wochenenden oder abends stattfinden kann, um die erfolgreiche Durchführung der Veranstaltungen zu gewährleisten

Allgemeine administrative Tätigkeiten:

  • Termin- und Kalendermanagement
  • Reiseplanung, -buchung und Reisekostenabrechnung für Familienräte und Gruppen
  • Eigenständige Erledigung der Korrespondenz und Erstellung von Serienmails
  • Professioneller und verbindlicher Ansprechpartner für die Anliegen der Familienmitglieder
  • Sorgfältige Verwaltung und Pflege der Adressdatenbank
  • Vorbereitende Buchhaltung und Überwachung des Zahlungsverkehrs (in Vertretung)

Schnittstellenmanagement zu externen Dienstleistern:

  • Depotbank / Steuerkanzlei: Präzises und zuverlässiges Agieren als Schnittstelle zwischen der Familien-organisation, deren Mitgliedern und der Depotbank (z.B. Abwicklung von Depoteröffnungen) sowie der externen Steuerkanzlei
  • IT-Verwaltung: Unterstützung und Koordination mit IT-Dienstleistern, insbesondere in Bezug auf das Intranet und die Weiterentwicklung sowie inhaltliche Befüllung der Familien-App

Ihr Profil

  • Studium, erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretär:in oder Management-assistent:in oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.B. in der Hotellerie
  • Langjährige Berufserfahrung in der gehobenen Assistenz, im Event- oder Administrationsbereich
  • Versierter Umgang mit MS-Office, Datenbankmanagement (FileMaker) und digitalen Kommunikationstools
  • Hervorragende Kenntnisse der deutschen Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Hohes Maß an Serviceorientierung und Qualitätsbewusstsein, Eigeninitiative, Organisationstalent und Beweglichkeit
  • Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise auch unter starker Arbeitsbelastung, hohe Teamorientierung
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sicherer Auftritt, Verantwortungsbewusstsein und Detailgenauigkeit
  • Absolute Loyalität, Verschwiegenheit und Diskretion

Ihre Perspektive

  • Eine anspruchsvolle, auf Dauer angelegte Position mit facettenreichen Aufgaben und Gestaltungsspielraum in einem kleinen, sympathischen und engagierten Team mit kollegialer Atmosphäre
  • Ein inspirierendes und wertschätzendes Umfeld mit Gesprächspartnern aus unterschiedlichen geografischen und beruflichen Kontexten
  • Ein ruhiger und moderner Arbeitsplatz in bester Innenstadtlage
  • Eine attraktive Vergütung (bis 85K bei Vollzeit), 30 Tage Urlaub und 2 Tage Home-Office nach Absprache

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per Email an vs@vsconsulting.de