München | Vollzeit

Mein Auftraggeber ist ein in den USA ansässiges globales Investmentunternehmen, das sich auf den Aufbau diversifizierter Portfolios für Rentenfonds, Stiftungen, Schenkungen und Familienbüros konzentriert mit dem Ziel, langfristig überdurchschnittliche Erträge für seine Kunden zu erwirtschaften. Für das neu gegründete Büro in München suche ich im Kundenauftrag in Festanstellung/Vollzeit eine/n proaktive/n, engagierte/n

Senior Team Assistant / Office Manager (m/w/d)

Wenn Sie Teil eines dynamischen und wachsenden Teams werden möchten, dann ist dies die richtige Zeit, um einzusteigen! Sie sind ein „self-starter“, übernehmen gerne Verantwortung, ergreifen Initiative, sind perfekt organisiert und eine enthusiastische, aufgeschlossene Persönlichkeit. Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf im Büro und kümmern sich schnell und effizient um alle auftretenden Probleme. Sie heißen Kunden und Gäste willkommen, sorgen für eine positive Gemeinschaftsatmosphäre und mit Ihren ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch repräsentieren Sie Ihren MD und das Team nach Außen und Innen.  

Ihre Aufgaben

  • Proaktive Unterstützung des Managing Directors und des Investment-Teams im Tagesgeschäft
  • Unterstützung bei dem Aufbau des neuen Büros sowie bei der Etablierung von Abläufen und Prozessen
  • Selbständige Führung des Sekretariats, effiziente Büroorganisation sowie Erledigung aller klassischen und anspruchsvollen Assistenzaufgaben, Gatekeeper für Emails und Telefonate
  • Koordination, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie Geschäftsreisen auf nationaler und internationaler Ebene incl. Reisekostenabrechnung und Visabeschaffung; Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen etc.
  • Kommunikative Schnittstelle für das Team und externe Geschäftspartner
  • Vorbereitung der Korrespondenz sowie von Projektdokumenten und PowerPoint Präsentationen
  • Datenbankpflege, Internetrecherchen sowie effizientes Ablagemanagement (elektronisch/Papier)
  • Ansprechpartner und Koordination von sämtlichen externen Dienstleistern und Lieferanten
  • Eigenständige Bestellung und Verwaltung von sämtlichen Verbrauchs- und Büromaterialien
  • Projektbezogene Aufgaben, wie z.B. Verhandlung günstiger Einkaufskonditionen, Auswahl und Einführung neuer IT-Systeme, Büroumzug inkl. Organisation der Raumausstattungen, Organisation von Events etc.
  • Regelmäßige Interaktion mit Kollegen anderer globaler Büros in englischer Sprache

Ihr Profil

  • Bachelor-Studium oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/ Europasekretär*in oder Managementassistent*in oder kaufmännische Berufsausbildung z.B. in der Hotellerie
  • Seit der Ausbildung 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in international ausgerichteten und dynamischen Branchen wie Hotellerie oder Beratung, VC/PE, Investment Banking
  • Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, fließende Englischkenntnisse und jeweils sichere Orthographie
  • Versierter Umgang mit MS Office (insb. PowerPoint), Outlook und Internet
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe, Proaktivität und Fähigkeit zur Priorisierung
  • Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Affinität zur selbständigen Entscheidungsfindung
  • Teamfähigkeit, Kooperationsvermögen, hohe Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit
  • Selbstbewusstsein, freundliches und positives Auftreten, unternehmerisches Denken und Handeln

Ihre Perspektive

  • Eine vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in einem Start-up Umfeld mit der Möglichkeit, die Zukunft des Münchner Büros aktiv mitzugestalten und sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln
  • Ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien und direkter Interaktion mit dem Senior Management
  • Ein mit modernsten Arbeitsmitteln ausgestatteter Arbeitsplatz in zentraler Lage
  • Eine leistungsgerechte Vergütung mit jährlicher Gehaltsüberprüfung und ermessensabhängigem Bonus

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (CV in Englisch) mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per Email an vs@vsconsulting.de oder bewerben Sie sich online: