Essen | Vollzeit

Mein Auftraggeber ist eine sehr bedeutende Stiftung mit großem gesellschaftlichen und politischen Einfluss in Nordrhein Westfalen. Im Kundenauftrag suche am Standort Essen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Festanstellung/Vollzeit für die Vorstandsressorts Personal sowie Förderung von Bildung, Wissenschaft und Kultur eine sehr erfahrene und vertrauenswürdige

Assistenz des Vorstands (m/w/d)


Ihre Aufgaben

  • Vollumfängliche Unterstützung des Vorstands bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
  • Professionelle Koordinierung einer außergewöhnlich hohen Termindichte des Vorstands bedingt durch umfangreiche Gremienarbeit (zahlreiche Beirats- und Aufsichtsrastmandate, teilweise mit deren Vorsitz)  
  • Vor- und Nachbereitung von Vorstands-, Beirats und Aufsichtsratssitzungen, Veranstaltungen und Arbeitsessen sowie Telefon- und Videokonferenzen mit neuesten technischen Mitteln
  • Einholen und Zusammenstellen der relevanten Sitzungsunterlagen und Präsentationen sowie Nachhalten der Tagesordnungspunkte
  • Planung und Koordinierung (auch des Fahrers) von Dienstreisen überwiegend auf nationaler Ebene
  • Bindeglied und kommunikative Schnittstelle zwischen dem Vorstand und den weiteren Vorständen innerhalb der Stiftung, den Vorständen, Geschäftsführern, Beiräten und Aufsichtsräten der Beteiligungsgesellschaften,  Instituten und Verbänden, Führungskräften aus Industrie, Wissenschaft und Kultur, Ministerien und Gewerkschaften etc. inkl. Sicherstellung des jeweiligen bedarfsgerechten Informationsflusses in alle Richtungen
  • Eigenständige bzw. vorlagereife Erstellung der Korrespondenz (Grußworte, Briefentwürfe, kleine Redebeiträge)
  • Professionelles Dokumenten- und Ablagemanagement (elektronisch und Papier)
  • Allgemeine administrative Aufgaben wie Reisekostenabrechnung, Rechnungsprüfung, Büromaterialverwaltung etc.

Ihr Profil

  • Abschluss als zertifizierte/r Fremdsprachen-/Europasekretär/in oder Management-Assistent/in oder abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung
  • Nachweisliche langjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Geschäftsführung-/Vorstandsekretariat
  • Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office Produkten
  • Hervorrage Kenntnisse der deutschen Sprache und Grammatik und sehr gute Ausdrucksfähigkeit
  • Vorausschauende, strukturierte, selbstständige Arbeitsweise auch unter sehr hoher Arbeitsbelastung
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und hervorragendes Zeitmanagement
  • Hohes Maß an Eigenverantwortung und -motivation, Lösungsorientierung, gute Kommunikationsfähigkeit
  • Hohe Dienstleistungsorientierung, Zielstrebigkeit, ein gewinnendes und freundliches Auftreten, Teamfähigkeit
  • Feingefühl für die Zwischentöne im direkten Kontakt mit anspruchsvollen und hochkarätigen Persönlichkeiten
  • Hohes Maß an Loyalität, Vertrauenswürdigkeit, Integrität und Diskretion

Ihre Perspektive

  • Eine sehr anspruchsvolle Aufgabe mit viel Verantwortung in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld
  • Ein krisensicherer Arbeitsplatz und ein modernes Arbeitsumfeld
  • Eine offene und vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und sehr netten, hilfsbereiten Kolleg:innen
  • Eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, alternativ sind Parkplätze vorhanden
  • Eine attraktives Vergütungspaket mit BAV, Gruppenunfallversicherung, 30 Tage Urlaub

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per Email an vs@vsconsulting.de oder bewerben Sie sich online: