SA210.406 München | Vollzeit

Für meinen Kunden, eine Boutique Managementberatung im Bereich Healthcare suche ich im exklusiven Kundenauftrag am Standort München in Festanstellung/Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n erfahrene/n und organisationsstarke/n

Executive Assistant / Office Manager (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Professionelle und proaktive Unterstützung der zwei Geschäftsführer im Tagesgeschäft
  • Selbständige Führung des Sekretariats, effiziente Büroorganisation sowie Erledigung aller klassischen und anspruchsvollen Assistenzaufgaben
  • Koordination, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie Geschäftsreisen incl. Reisekostenabrechnung
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
  • Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Durchführung von Recherchen und Analysen
  • Kommunikative Schnittstelle sowie kompetenter Ansprechpartner für das Team und externe Geschäftspartner auf Top-Level
  • Eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und teilweise englischer Sprache
  • Datenbankpflege, Internetrecherchen sowie effizientes Ablagemanagement (elektronisch/Papier)
  • Office Management (Empfang, Betreuung und Bewirtung der Besucher, Bestell- und Vertragswesen, Schnittstelle zur Hausverwaltung, Koordination der externen Dienstleister, vorbereitende Buchhaltung)
  • Möglichkeit zur Übernahme von projektunterstützenden Koordinations- und Organisationsaufgaben wie z.B. Unterstützung beim Personalrecruiting, beim Aufbau von internen Prozessen und Strukturen oder bei der Ausarbeitung und Identifikation von Akquise-Optionen und dem Business Development

Ihr Profil

  • Studium, oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretär*in oder Managementassistent*in oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant vorzugsweise im Bereich Top-Management Beratung oder im Investmentbereich (PE, VC oder IB)
  • Hervorragende Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse und jeweils sichere Orthographie
  • Versierter Umgang mit MS-Office (Word, Excel und PowerPoint) und Outlook (Mac Betriebssystem)
  • Hohe verbale und schriftliche Kommunikationskompetenz auf allen Ebenen
  • Proaktive, strukturierte, selbständige Arbeitsweise und Fähigkeit zur Priorisierung
  • Schnelle Auffassungsgabe und ein überdurchschnittliches Maß an Kommunikationsstärke, aufgeweckte und offene Persönlichkeit mit eindrucksvollem Organisationstalent und hoher Serviceorientierung
  • Teamfähigkeit, Kooperationsvermögen, Belastbarkeit und absolute Diskretion bei vertraulichen Themen
  • Selbstbewusstsein, freundliches und positives Auftreten, unternehmerisches Denken und Handeln

Ihre Perspektive

  • Eine anspruchsvolle und vielseitige Aufgabe in einem sehr dynamischen Team mit langjähriger Erfahrung in der Top-Strategieberatung sowie in Führungspositionen im Gesundheitswesen
  • Zwei sympathische Chefs und nette Kollegen, eine offene Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien in einem wachstumsstarken Umfeld und eine Unternehmenskultur, in der das Team im Mittelpunkt steht
  • Hoher Gestaltungsspielraum und Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
  • Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zum Home Office unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange
  • Eine attraktive Vergütung und ein moderner Arbeitsplatz in sehr guter Stadtlage
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