SA230.603 München | Teil- oder Vollzeit
Mein Auftraggeber ist ein europäisches Beratungsunternehmen mit Fokus auf Forschung & Entwicklung, Produktion, Logistik und Industrie 4.0. Das Unternehmen beschäftigt rund 600 Berater:innen unterschiedlichster Nationalitäten an mehr als 30 Standorten weltweit. Im Kundenauftrag suche ich am Standort München in Teilzeit (min. 30 Wochenstunden) oder Vollzeit, im Rahmen einer Elternzeitvertretung zunächst befristet auf 18 Monate, eine engagierte und sympathische

Assistenz Personalwesen / HR und Office Management  (m/w/d)

In dieser Position sind Sie dem CFO unterstellt und arbeiten eng mit der Senior HR- und Staffing Managerin zusammen. Sie kümmern sich um die organisatorischen und administrativen Abläufe im Rahmen des HR-Lifecycle-Managements der deutschen Organisation (ca. 110 MA) und sind zudem für das Office Management verantwortlich.


Ihre Aufgaben

HR (ca. 70 %)

  • Erstellung von Stellenausschreibungen und Platzieren auf den relevanten Kanälen/Portalen
  • Sichtung und interne Koordination des Bewerbungseingangs sowie vollumfängliche Bewerberkommunikation
  • Abstimmung mit externen Personaldienstleistern / Headhuntern
  • Erstellung Arbeitsverträge, Arbeitsvertragsergänzungen, Bescheinigungen, Prämien- und Beförderungsschreiben
  • Planung und Durchführung des Onboarding-Prozesses, Pflege/Update des Onboarding-Handbuchs
  • Anlegen neuer Mitarbeiter:innen in Personio (hier: regelmäßige Updates, Weiterentwicklung der Funktionen)
  • Koordination Werkstudenten-Tasks und Kapazitätsplanung
  • Vor- und Nachbereitung Roundtables (Promotion-Runden), Einsammeln Projektbeurteilungen, jeweils 2 x jährlich
  • Prämien-Berechnungen und Kommunikation an die Mitarbeiter
  • Erstellung und Bereitstellung von Entsendungsdokumenten
  • Koordination Schulungen und Trainings (Bedarfsermittlung, Termine, Anlage in Personio)
  • Koordination von Austritten / Offboarding: Erstellung von Kündigungen und Zeugnissen, Löschung in Systemen, Beendigung von Mitgliedschaften, Durchführung der Exit-Gespräche, Rücknahme Arbeitsmittel

Office Management (ca. 30 %)

  • Schnittstelle zwischen Backoffice Abteilungen und Beratern / Vorstand
  • Ansprechpartner für externe Dienstleister, Vermieter, Hausmeister etc.
  • Beauftragung Büroeinrichtung / Reparaturen
  • Verwaltung der Firmenverträge und Mitarbeiter-Direktversicherungen
  • Personalverantwortung für die Empfangsassistenzkollegin sowie für Werkstudenten/Praktikanten

Ihr Profil

  • Abgeschlossenes Studium oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld, vorzugsweise im Bereich Professional Services, Erfahrung in der administrativen Personalarbeit wünschenswert
  • Fundierte Kenntnisse mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) sowie Personio
  • Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Proaktivität, sehr gutes Zeitmanagement und Teamfähigkeit
  • Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift

Ihre Perspektive

  • Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen, internationalen und stark wachsenden Unternehmen
  • Eine kollegiale Unternehmenskultur mit familienfreundlicher und angepasster flexibler Arbeitsgestaltung
  • Eine attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub, EGYM Wellpass-Mitgliedschaft, DV, Corporate Benefits, Gruppenunfallversicherung, MVV-Ticket nach Absprache
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