SA240.101 LK Heidenheim | Vollzeit

Mein Auftraggeber ist ein international führendes Unternehmen für hochpräzise Schirmungslösungen. Maßgeschneiderte Raumkonstruktionen ermöglichen elektromagnetisch reproduzierbare Untersuchungsbedingungen oder eine abhörsichere Kommunikation in Branchen wie Medizin, Automotive, Telekommunikation, Verteidigung u.v.a. Das Unternehmen bietet schlüsselfertige Testeinrichtungen an und ist mit einem Team von 200 Mitarbeiter:innen in Europa, China, den USA und Indien tätig. Im Rahmen des dynamischen Wachtumskurses suche ich im exklusiven Kundenauftrag für die Holding im Landkreis Heidenheim in Festanstellung/Vollzeit eine:n erfahrene:n  

Executive Assistant to Group CEO / Managing Director (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Umfassende und proaktive Unterstützung des Group CEO / Managing Director in allen organisatorischen und administrativen Belangen und kompetente:r Ansprechpartner:in für in- und ausländische Kontakte
  • Proaktives Terminmanagement und effektive Kalenderverwaltung einschließlich Planung von Meetings, Messen, Konferenzen sowie mehrtätigen Reisen weltweit inklusive aller zu berücksichtigenden Anforderungen, und Sicherstellung der bestmöglichen Nutzung der Zeit des Vorgesetzten
  • Planung, Organisation und Nachbereitung von Management- und Shareholder-Meetings, einschließlich der Zusammenstellung relevanter Unterlagen und der Kontrolle von Aktionspunkten. Zusätzlich Verantwortung für die Vorbereitung von und Teilnahme an (gewünscht) umfangreichen, mehrtägigen Management- und Shareholder-Meetings, die 3-4 x jährlich an verschiedenen Unternehmensstandorten stattfinden, mit Protokollführung und Nachverfolgung der Minutes.
  • Bindeglied und kommunikative Schnittstelle zwischen dem Group CEO / Managing Director, dem CFO, den Geschäftsführern der Tochtergesellschaften, den Shareholdern und den internen Abteilungen der deutschen Entity inkl. Sicherstellung des jeweiligen bedarfsgerechten Informationsflusses in alle Richtungen
  • Erstellung von Präsentationen, Briefing-Dokumenten, Reports etc.
  • Stilsichere und eigenverantwortliche Führung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Professionelles Dokumenten- und Ablagemanagement (elektronisch und Papier)
  • Übernahme von Sonderaufgaben und Projekten in Abstimmung mit dem Group CEO

Ihr Profil

  • Studium, oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretärin oder Managementassistent/in oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige vergleichbare Berufserfahrung im internationalen Assistenzbereich auf GF-/V-Level
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (zwingend) sowie jeweils sichere Orthographie
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, interkulturelle Kompetenz und die Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen und als kompetenter, vertrauenswürdiger Ansprechpartner akzeptiert zu werden
  • Routinierter Umgang mit MS-Office 365, Zoom und Internet
  • Proaktive, vorausschauende und selbständige Arbeitsweise mit sehr guter Selbstorganisation und Prioritätensetzung sowie der Fähigkeit autark zu arbeiten
  • Hohe Dienstleistungs- und Teamorientierung, ausgeprägtes Organisationstalent und Stressresistenz sowie hohes Maß an Genauigkeit, auch unter Termindruck
  • Offene, positive Ausstrahlung, gewandte Umgangsformen, Durchsetzungsvermögen und Flexibilität
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion, ausgeprägte lösungsorientierte Haltung

Ihre Perspektive

  • Eine vielseitige und anspruchsvolle Position als rechte Hand mit hoher Verantwortung und Gestaltungsspielraum unter voller Einbindung ins Tagesgeschäft durch den Vorgesetzen. Eine individuelle Weiterentwicklung in den operativen Entities ist gewünscht.
  • Die Möglichkeit, am dynamischen Unternehmenswachstum aktiv mitzuwirken und dieses mitzugestalten
  • Ein stark international geprägtes Arbeitsumfeld mit regelmäßigem Kontakt zu den fünf Tochtergesellschaften (D, B, USA, CHN, IND) und der Möglichkeit für interkulturelle Begegnungen
  • Ein modern eingerichteter Arbeitsplatz im Landkreis Heidenheim in direkter Autobahnnähe
  • Eine sehr attraktives Gehalt (70-90K), 30 Tage Urlaub, Essenzuschuss, Job-Rad, BAV, Bonus und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten während der häufigen Reiseabwesenheiten des Vorgesetzten
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