SA200.501
München | Vollzeit
Für das private Family Office einer Münchner Unternehmerin suche ich zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder Teilzeit (4-Tage-Woche) eine/n gestandene/n und absolut vertrauenswürdige/n
Privatsekretär*in / Persönliche Assistenz (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Entlastung der Vorgesetzten durch die Organisation und Koordination sämtlicher privater Angelegenheiten (Immobilien, Kunstsammlungen und Privathaushalt) sowie Unterstützung bei der Pflege des gehobenen gesellschaftlichen Netzwerks
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs
- Eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Bearbeitung Posteingang
- Terminplanung und –koordination inkl. privater Einladungen; Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Geschäftliche und private Reiseplanung und-organisation im In- und Ausland (u.a. Fernost) inkl. Reisekostenabrechnung
- Office Management inkl. Bestellwesen und Koordination der Dienstleister
- Aktenpflege, strukturiertes Kontakt- und Ablagemanagement (elektronisch und Papier)
- Einholung von Kostenvoranschlägen und Angebotsvergleiche
- Laufende Betreuung der Liegenschaften einschl. Kontrolle von Handwerkern/Umbauarbeiten
- Suche von Immobilien im Schulterschluss mit Architekten und Maklern
- Unterstützung bei der Identifikation von Investitionsmöglichkeiten
- Organisation von privaten Einladungen und Veranstaltungen
- Abwicklung von Versicherungen
- Private Besorgungen und Erledigungen
- Recherchearbeiten und Projektarbeit nach Bedarf (z.B. Mitwirkung an einem Buchprojekt)
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
- Einschlägige Erfahrung im Sekretariatsbereich (Vorstand/Aufsichtsrat/Privatsekretariat/Personal Assistant)
- Sichere Beherrschung der gängigen MS Office Programme, Outlook
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Kaufmännisches Verständnis und idealerweise Interesse an zeitgenössischer Kunst und Asiatika
- Arbeitsweise: vorausschauend, selbständig, strukturiert, präzise, eigenverantwortlich
- Persönlichkeit: absolut vertrauenswürdig, kommunikativ, belastbar, flexibel, freundliche und herzliche Wesensart, stilsicheres Auftreten und gepflegte Umgangsformen