SA200.501
München | Vollzeit

Für das private Family Office einer Münchner Unternehmerin suche ich zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder Teilzeit (4-Tage-Woche) eine/n gestandene/n und absolut vertrauenswürdige/n

Privatsekretär*in / Persönliche Assistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Entlastung der Vorgesetzten durch die Organisation und Koordination sämtlicher privater Angelegenheiten (Immobilien, Kunstsammlungen und Privathaushalt) sowie Unterstützung bei der Pflege des gehobenen gesellschaftlichen Netzwerks
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben
    • Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs
    • Eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch
    • Bearbeitung Posteingang
    • Terminplanung und –koordination inkl. privater Einladungen; Vor- und Nachbereitung von Meetings
    • Geschäftliche und private Reiseplanung und-organisation im In- und Ausland (u.a. Fernost) inkl. Reisekostenabrechnung
    • Office Management inkl. Bestellwesen und Koordination der Dienstleister
    • Aktenpflege, strukturiertes Kontakt- und Ablagemanagement (elektronisch und Papier)
  • Einholung von Kostenvoranschlägen und Angebotsvergleiche
  • Laufende Betreuung der Liegenschaften einschl. Kontrolle von Handwerkern/Umbauarbeiten
  • Suche von Immobilien im Schulterschluss mit Architekten und Maklern
  • Unterstützung bei der Identifikation von Investitionsmöglichkeiten
  • Organisation von privaten Einladungen und Veranstaltungen
  • Abwicklung von Versicherungen
  • Private Besorgungen und Erledigungen
  • Recherchearbeiten und Projektarbeit nach Bedarf (z.B. Mitwirkung an einem Buchprojekt)

Ihr Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
  • Einschlägige Erfahrung im Sekretariatsbereich (Vorstand/Aufsichtsrat/Privatsekretariat/Personal Assistant)
  • Sichere Beherrschung der gängigen MS Office Programme, Outlook
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Kaufmännisches Verständnis und idealerweise Interesse an zeitgenössischer Kunst und Asiatika
  • Arbeitsweise: vorausschauend, selbständig, strukturiert, präzise, eigenverantwortlich
  • Persönlichkeit: absolut vertrauenswürdig, kommunikativ, belastbar, flexibel, freundliche und herzliche Wesensart, stilsicheres Auftreten und gepflegte Umgangsformen