SA200.202
München | Vollzeit

Mit innovativen Beratungsansätzen und State-of-the-Art Software Lösungen ist mein Auftraggeber der führende Anbieter für Workforce Management Lösungen in Europa. Für seine Kunden entwickelt das Unternehmen Lösungen für mehr Produktivität beim Personaleinsatz. Aktuell in mehr als 40 Ländern weltweit – bei Kunden wie ALDI SÜD, Coca-Cola oder Lufthansa. Im Kundenauftrag suche ich zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort München in Festanstellung/Vollzeit ein überzeugende Persönlichkeit als

Assistenz des Vorstandsvorsitzenden (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Professionelle Entlastung des Vorstandsvorsitzenden und Unternehmensgründers in allen administrativen und organisatorischen Belangen
  • Eigenständige Organisation des Vorstandsbüros sowie von privaten Angelegenheiten (ca. 40 %)
  • Email-Bearbeitung sowie schriftliche und telefonische Korrespondenz mit internen und externen Partnern in deutscher und englischer Sprache
  • Verantwortung für die Vereinbarung und Koordination von internen und externen Terminen und Meetings (Kalendermanagement)
  • Proaktive Vor- und Nachbereitung von Terminen inkl. Bereitstellung der relevanten Arbeitsunterlagen
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
  • Koordination von Geschäftsreisen im In- und Ausland inkl. Reisebuchung, Reisekostenabrechnung sowie Zusammenstellen der Reisepläne und –unterlagen
  • Bindeglied und kommunikative Schnittstelle nach Innen und Außen
  • Professionelles Dokumenten- und Ablagemanagement (elektronisch und Papier)
  • Allgemeine administrative Aufgaben

Ihr Profil

  • Studium oder Abschluss als zertifizierte/r Fremdsprachen-/Europasekretär/in oder Management-Assistent/in oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • 2 – 8 Erfahrung im Assistenzbereich seit der Ausbildung, gerne bereits in der 1:1 Assistenz und/oder Erfahrung in einem dienstleistungsorientierten Umfeld wie Hotellerie (z.B. als Concierge) von Vorteil
  • Deutsch als Muttersprache, Englisch fließend (Level C1+) sowie jeweils sichere Orthographie
  • Versierter Umgang mit dem MS-Office Paket
  • Organisationsstark und hohes Maß an Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
  • Schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
  • Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten (Sichere und freundliche Stimme am Telefon)
  • Überzeugendes, gepflegtes Auftreten und sicherer Umgang mit Geschäftskontakten auf Executive Ebene
  • Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke sowie starke Motivation, Eigeninitiative und Freude am Job
  • Hohes Maß an Loyalität, Zuverlässigkeit & Diskretion

Ihre Perspektive

  • Ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
  • Eine professionelle und offene Arbeitsatmosphäre, netten Kollegen und einem sympathischen Chef
  • Attraktive Konditionen und ein moderner, zukunftssicherer Arbeitsplatz mit guter MVV Anbindung
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