SA200.201
München | Vollzeit

Als ein führendes europäisches Private Equity Unternehmen mit knapp 30 Mitarbeitern investiert mein Auftraggeber in Firmen des Mittelstands mit hohem Wachstums- und Digitalisierungspotenzial. Zur Verstärkung seines dynamischen, engagierten Teams suche ich im Kundenauftrag zum nächstmöglichen Termin am Standort München in Festanstellung/Vollzeit eine/n

Head of Back Office/Senior Executive Assistant Private Equity (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Leitung des Administrationsbereiches, inkl. fachlicher und disziplinarischer Führung des 3-köpfigen Executive Assistant Teams
  • Implementierung von State-of-the-Art Standards und stetige Verbesserung von Prozessen im Back Office
  • Office Management: Allgemeine Büroorganisation, Koordination von Dienstleistern und Lieferanten, Vertragsverwaltung, Bestellwesen, Abstimmung und Koordination von Instandhaltungs-, Reparatur- und Umbaumaßnahmen
  • Proaktive Unterstützung und Entlastung von zwei Partnern im Tagesgeschäft durch die eigenständige Durchführung aller administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Abwicklung der Korrespondenz (D/E)
  • Kalendermanagement und Terminorganisation sowie Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisebuchung, Reisekostenabrechnung sowie Zusammenstellen der Reisepläne und –unterlagen
  • Vorbereitung/Koordination/Planung von Meetings und Events sowie Aufbereitung von geschäftsrelevanten Arbeitsinhalten und Formatierung von Dokumenten und Präsentationen
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
  • Professionelles Dokumentenmanagement (elektronisch und Papier)
  • Allgemeine administrative Aufgaben

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene akademische oder kaufmännische Ausbildung mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung als Assistenz bestenfalls mit Führungserfahrung in einem international orientierten, dynamischen Umfeld (idealerweise Professional Services oder Hotellerie)
  • Deutsch als Muttersprache sowie fließende Englischkenntnisse und jeweils sichere Orthographie
  • Fundierte Kenntnisse mit MS-Office
  • Hervorragende Planungs-, Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten
  • Schnelle Auffassungsgabe, Pragmatismus und Spaß daran, in einem dynamischen Umfeld komplexe Aufgaben zügig umzusetzen; Can-do-Mentalität ausdrücklich erwünscht
  • Hohes Maß an Ownership und Commitment sowie unternehmerisches Denken und Handeln
  • Teamplayer
  • Professionelles Auftreten und ein hohes Maß an Integrität und Diskretion

Ihre Perspektive

  • Herausfordernde Aufgaben, frühe Übernahme an Verantwortung und gezielte fachliche und Soft-Skill Trainings für Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung
  • Eine kollegiale, offene Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und ein nettes, ambitioniertes Team
  • Eine attraktive Vergütung und ein moderner Arbeitsplatz in bester Münchner Innenstadtlage
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