SA190.501
München | Vollzeit

Für meinen Kunden, ein global agierendes amerikanisches Industrieunternehmen suche ich am Standort München in Festanstellung/Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene

Executive Assistant to Management Team HQ Europe (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Entlastung des Management Teams HQ Europe durch umfassende Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen sowie Ausübung der Schnittstellenfunktion als kompetenter Ansprechpartner für in- und ausländische Kontakte
  • Erledigung von klassischen und anspruchsvollen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben
  • Mailboxverwaltung sowie Vorselektion der eingehenden Mails
  • Postbearbeitung und eigenständige, stilsichere Korrespondenzabwicklung in Deutsch und Englisch
  • Kalendermanagement: Terminplanung und –koordination
  • Planung und Organisation von internationalen Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung sowie Zusammenstellen der Reisepläne und –unterlagen
  • Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Kundenterminen inkl. Einholung und Zusammenstellung der relevanten inhaltlichen Unterlagen
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
  • Vorbereitung des monatlichen Berichtswesens für die amerikanische Muttergesellschaft
  • Administrative Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen Themen in Abstimmung mit der Muttergesellschaft und den europäischen Tochterunternehmen
  • Office Management: Allgemeine Büroorganisation, Koordination von Dienstleistern und Lieferanten, Büromittelbeschaffung, Rechnungsprüfung auf sachliche Richtigkeit, Fuhrparkmanagement

Ihr Profil

  • Studium, oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretärin oder Managementassistent/in oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige vergleichbare Berufserfahrung im internationalen Assistenzbereich auf GF-/V-Level
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (zwingend erforderlich) sowie sichere Orthographie
  • Personen- und situationsgerechtes Verhalten und Diplomatie sowie hohe verbale und schriftliche Kommunikationskompetenz und Korrespondenzsicherheit
  • Routinierter, sicherer Umgang mit dem MS-Office Paket und Internet
  • Proaktive, vorausschauende und selbständige Arbeitsweise mit sehr guter Selbstorganisation und Prioritätensetzung sowie hohem Maß an Genauigkeit, auch unter Termindruck
  • Hohe Dienstleistungs- und Teamorientierung, ausgeprägtes Organisationstalent und Stressresistenz
  • Offene, positive Ausstrahlung, gewandte Umgangsformen, Durchsetzungsvermögen und Flexibilität
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion

Ihre Perspektive

  • Ein breites, spannendes und anspruchsvolles Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
  • Ein global ausgerichteter Arbeitgeber, welcher Markführer in seiner Branche ist
  • Ein moderner Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den MVV
  • Eine sehr attraktive Honorierung
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