SA190.401
München | Vollzeit

Für meinen Kunden, eine Corporate Finance und M&A Boutique mit Fokus auf den deutschsprachigen Mittelstand in den Segmenten Gesundheitswesen, Konsumgüter, Business Services und Industrie suche ich am Standort München in Festanstellung/Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine ambitionierte und dynamische

Assistenz mit Office Management Aufgaben (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Professionelle und proaktive Unterstützung der zwei Geschäftsführer im Tagesgeschäft
  • Selbständige Führung des Sekretariats, effiziente Büroorganisation sowie Erledigung aller klassischen und anspruchsvollen Assistenzaufgaben
  • Verwaltung der Mailboxes sowie Vorselektion der eingehenden E-Mails
  • Koordination, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie Geschäftsreisen auf nationaler und internationaler Ebene incl. Reisekostenabrechnung
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
  • Kommunikative Schnittstelle sowie kompetenter Ansprechpartner für das Team und externe Geschäftspartner auf Top-Level
  • Erledigung der Korrespondenz in deutscher und teilweise englischer Sprache
  • Erstellen und Aufbereitung von Präsentationen
  • Übernahme von projektunterstützenden Koordinations- und Organisationsaufgaben für die Geschäftsführer und das Team
  • Datenbankpflege, Internetrecherchen sowie effizientes Ablagemanagement (elektronisch/Papier)
  • Office Management (Empfang, Telefonzentrale, Betreuung und Bewirtung der Besucher, Bestell- und Vertragswesen) sowie allgemeine administrative Tätigkeiten

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder Abitur plus erfolgreicher Abschluss als zertifizierte/r Fremdsprachen-/ Europasekretär/in, Management Assistent/in
  • Seit der Ausbildung 3-7 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in international ausgerichteten und dynamischen Branchen wie Hotellerie oder Beratung (Projektgeschäft)
  • Deutsch als Muttersprache sowie sehr gute Englischkenntnisse und jeweils sichere Orthographie
  • Hohe verbale und schriftliche Kommunikationskompetenz
  • Versierter Umgang mit MS Office (insb. PowerPoint), Outlook und Internet
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Proaktivität
  • Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Affinität zur selbständigen Entscheidungsfindung
  • Teamfähigkeit, Kooperationsvermögen, hohe Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit
  • Selbstbewusstsein, freundliches und positives Auftreten, unternehmerisches Denken und Handeln

Ihre Perspektive

  • Eine interessante und vielseitige Aufgabe in einem jungen, dynamischen, wachstumsstarken Umfeld
  • Zwei sympathische Chefs und nette Kollegen, eine offene Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien
  • Hoher Gestaltungsspielraum und Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
  • Ein moderner Arbeitsplatz inmitten von Schwabing
  • Eine leistungsgerechte Vergütung mit einer sehr attraktiven variablen Gehaltskomponente
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