SA190.102
München | Vollzeit

Als eines der führenden Immobilienunternehmen in Europa entwickelt und managt mein Auftraggeber ein umfassendes Portfolio an außergewöhnlichen Immobilienprojekten in der DACH-Region und in Italien. Der Gross Asset Value der Immobiliengruppe beträgt über EUR 14 Mrd. und das Development Volumen beläuft sich auf rund EUR 8 Mrd. Zur Verstärkung seines Teams suche ich im Kundenauftrag zum 1. März 2019 oder später am Standort München in Festanstellung/Vollzeit eine/n professionelle/n und engagierte/n

Personal Assistant to Managing Director (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Administrative und organisatorische Unterstützung und Entlastung des Vorgesetzten im Tagesgeschäft
  • Sichtung und Verteilung der Eingangspost nach Wichtigkeit und Zuständigkeit
  • Verwaltung der Mailbox sowie der eingehenden Emails
  • Selbständige Führung des Terminkalenders auf Basis der Vorgaben und Ziele des Vorgesetzten
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen, Telefon- und Videokonferenzen
  • Koordination und Planung von Geschäftsreisen, national und international, inkl. Reisebuchung und Reisekostenabrechnung sowie Zusammenstellen der Reisepläne und –unterlagen
  • Kompetenter Ansprechpartner incl. Sicherung des Informationsflusses, Vertrauensperson und Bindeglied zwischen Leitungsteam, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten sowie Geschäftspartnern (C-Level)
  • Eigenständige Erledigung des gesamten Schriftverkehrs/Korrespondenz in Deutsch und teilweise Englisch
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen, etc.
  • Professionelles Ablage- und Dokumentenmanagement (elektronisch und Papier) und Adressverwaltung
  • Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen in PowerPoint und Auswertungen in Excel
  • Überweisungen, Rechnungslauf und sachliche Kontrolle auf Richtigkeit der eingehenden Rechnungen
  • Gästeempfang und -bewirtung
  • Aktive Mithilfe bei Veranstaltungen sowie Sonder- und Projektaufgaben nach Weisung des Vorgesetzten
  • Gegenseitige Vertretung mit Kolleginnen aus weiteren Leitungssekretariaten

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. Ausbildung zur Fremdsprachen/ Europasekretär/in oder Managementassistent/in, gerne auch ein abgeschlossenes Studium (Bachelor)
  • Mehrjährige vergleichbare Berufserfahrung im Assistenzbereich (GF- bzw. Vorstandslevel) vorzugsweise in der Immobilienwirtschaft und grundlegendes Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge
  • Routinierter, sicherer Umgang mit allen MS-Office Anwendungen, Outlook und Internet
  • Deutsch als Muttersprache und sichere Orthographie, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Stilsichere verbale und schriftliche Ausdrucksfähigkeit auch auf C-Level
  • Proaktive, vorausschauende und selbständige Arbeitsweise mit hoher Selbstorganisation und Prioritäten-setzung
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen und Flexibilität
  • Hohe Dienstleistungsorientierung und Engagement sowie unternehmerisches Denken und Handeln
  • Sicheres Auftreten, positive und freundliche Ausstrahlung sowie gewandte Umgangsformen
  • Kontaktfreude, Teamfähigkeit und Lernbereitschaft
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit, Integrität, Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion

Ihre Perspektive

  • Ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
  • Eine professionelle und offene Arbeitsatmosphäre mit netten Kollegen und einem sympathischen Chef
  • Attraktive Konditionen und ein moderner Arbeitsplatz in sehr guter Lage
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