SA171.003
München | Vollzeit

Für meinen Kunden, ein amerikanisches Beratungsunternehmen mit 1.600 Mitarbeitern in mehr als 27 Büros weltweit suche ich zur Verstärkung des Assistent/innen-Teams am Standort München in Festanstellung / Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n versierte/n

Executive Assistant to Managing Directors (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Überwachung / Bearbeitung der Email-Eingänge der Managing Directors
  • Administrative Unterstützung der Managing Directors im Tagesgeschäft nach Bedarf
  • Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
  • Reise- und Eventmanagement (vornehmlich Kundenevents)
  • Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings
    • Entwicklung von Kontaktlisten
    • Zusammenstellung relevanter Materialien
  • Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
  • Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung
  • Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte
  • Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)
  • Zusatzaufgaben nach Absprache

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretär/in oder Management-assistent/in oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Seit der Ausbildung 5 – 12 Jahre Berufserfahrung, davon mehrere Jahre als Assistent/-in (der Geschäftsleitung), idealerweise in einem Beratungsumfeld
  • Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
  • Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
  • Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
  • Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit
  • Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können
  • Fließende Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Ihre Perspektive

  • Eine vielschichtige und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung
  • Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit engagierten, netten Kollegen und professioneller Einarbeitung
  • Ein moderner und repräsentativer Arbeitsplatz in bester Innenstadtlage
  • Eine attraktive Honorierung
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