SA210.804 München | Vollzeit

Mein Auftraggeber ist ein Biotechunternehmen, das sich auf die Entwicklung innovativer Therapien gegen neuropsychiatrische Erkrankungen konzentriert. Im Rahmen der nächsten Wachstums- und Entwicklungsphase suche ich im Kundenauftrag in Festanstellung und Vollzeit in München ab sofort eine erfahrene und dynamische

Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d)

Als Assistenzprofi halten Sie Ihren Vorgesetzten administrativ und organisatorisch den Rücken frei. Mit Ihrer proaktiven und professionellen Herangehensweise und Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick sind Sie nicht nur in der Lage eine Vielzahl auftretender Herausforderungen im Handumdrehen zu bewältigen, sondern Sie behalten auch stets den Fokus auf das Wesentliche und ermöglichen so ein schnellstmögliches Vorankommen.

Ihre Aufgaben

  • Selbständige und vorausschauende Führung des Sekretariats, effiziente Büroorganisation sowie Erledigung aller klassischen und anspruchsvollen Assistenzaufgaben
  • Koordination, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie Geschäftsreisen national und international incl. Reisekostenabrechnung
  • Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen, Terminen etc.
  • Kommunikative Schnittstelle sowie kompetenter Ansprechpartner für das aktuell 10-köpfige Team in München, die neue Affiliate in New York sowie externe Geschäftspartner (Investoren, Kommunika-tionsagenturen, Regulierungsbehörden, wissenschaftliche und medizinische Einrichtungen etc.)
  • Einführung eines strukturierten elektronischen Ablagesystems
  • Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
  • Office Management (Empfang, Betreuung und Bewirtung der Besucher, Bestell- und Vertragswesen, Schnittstelle zur Hausverwaltung, Koordination der externen Dienstleister)
  • Möglichkeit zur Übernahme von projektunterstützenden Aufgaben wie z.B. Büroumzug nach Martinsried, Auf- und Ausbau von internen Prozessen und Strukturen, Organisation von Roadshows, Implementierung eines CRM Systems, Onboarding neuer Mitarbeiter etc.

Ihr Profil

  • Eine abgeschlossene kaufmännische oder Sekretariats-Ausbildung, gern auch ein Studium
  • Minimum 3 – 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem dynamischen Umfeld (gerne Start-up, Consulting Bereich oder PE/VC/IB), Erfahrung in der Pharma-/Biotechbranche von Vorteil
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie exzellente kommunikative Fähigkeiten
  • Versierter Umgang mit MS-Office, Outlook, den gängigen Online-Applikationen und Messenger-Diensten
  • Proaktive, strukturierte, selbständige Arbeitsweise, Fähigkeit zur Priorisierung sowie Themen voranzutreiben und abzuschließen, Übernahme von Verantwortung und hohe Execution-Geschwindigkeit
  • Schnelle Auffassungsgabe, ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung, Belastbarkeit, Flexibilität und „can-do-attitude“
  • Teamfähigkeit, Kooperationsvermögen und absolute Diskretion bei vertraulichen Themen
  • Selbstbewusstsein, freundliches und positives Auftreten, unternehmerisches Denken und Handeln

Ihre Perspektive

  • Eine zentrale, verantwortungsvolle Rolle in einem aufstrebenden Unternehmen mit einer Thematik von hoher Relevanz und enormem Marktpotential
  • Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub, Vertrauensarbeitszeit und Home Office Möglichkeit
  • Eine positive und professionelle Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien sowie eine offene, respektvolle und ungezwungene Unternehmenskultur
  • Eine sehr attraktives Gehalt zzgl. Leistungsbonus
  • Moderne Büroräume, aktuell in Nordschwabing mit kurz- bis mittelfristigem Umzug nach Martinsried
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