SA210.805 München | Vollzeit

Für meinen Kunden, die Holdinggesellschaft einer expandierenden IT-Unternehmensgruppe für digitale Transformation mit mehr als 1.200 Mitarbeitern an mehr als 20 Standorten suche ich im Kundenauftrag am Standort München in Festanstellung/Vollzeit zur weiteren Verstärkung im Backoffice eine/n sympathische/n und motivierte/n

(Junior-) Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Als (Junior-) Assistenz der Geschäftsführung sind Sie gemeinsam mit einer weiteren erfahrenen Kollegin die „Visitenkarte“ und erster Ansprechpartner in einem anspruchsvollen und dynamischen Arbeitsumfeld und repräsentieren das Unternehmen freundlich, professionell und serviceorientiert nach Außen und Innen.

Ihre Aufgaben

  • Sie unterstützen aktiv die Geschäftsführung und die Business Teams im operativen Tagesgeschäft
  • Sie übernehmen die Planung, Vorbereitung und Koordination von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen mit neuesten technischen Mitteln sowie von Geschäftsreisen auf nationaler und internationaler Ebene incl. Reisebuchung und -kostenabrechnung
  • Sie verwalten den Postein- und -ausgang und erledigen die interne und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Sie unterstützen bei der Verfassung von Pressemitteilungen sowie von internen Mitteilungen und erstellen Präsentationen in PowerPoint
  • Sie unterstützen im Recruitingprozess und im Personalwesen
  • Sie sind erster Ansprechpartner für Anrufer und Gäste und kümmern sich professionell und lösungsorientiert um deren Belange - persönlich und telefonisch
  • Sie verantworten die Themen Facility Management (Organisation Reparaturen, Reinigungen) und Mietangelegenheiten und sind zuständig für das Materialmanagement (Bestellung und Verwaltung)
  • Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume inkl. Bestands- und Sauberkeitskontrolle 
  • Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Durchführung von gruppenübergreifenden Events

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. zur Hotelfachfrau/-mann in der internationalen Spitzenhotellerie oder eine erfolgreich abgeschlossene fremdsprachliche Ausbildung
  • Idealerweise 2 – 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem dynamischen, international geprägten Umfeld, auch motivierte Quereinsteiger sind willkommen
  • Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie jeweils sichere Orthographie
  • Versierter Umgang mit MS-Office und Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Anwendungen
  • Proaktivität, sehr gutes Zeitmanagement und Fähigkeit zur Priorisierung
  • Organisationsstärke, hohe Kunden- und Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Hilfsbereitschaft
  • Sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und Flexibilität
  • Teamplayer und Kooperationsvermögen, freundliches und positives Auftreten und gepflegte Erscheinung

Ihre Perspektive

  • Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem professionellen Umfeld mit flachen Hierarchien und der Möglichkeit Themen selbst zu gestalten und proaktiv voranzutreiben
  • Ein leidenschaftliches Team mit Can-Do Attitude, das Sie mit offenen Armen empfängt  
  • Eine moderne Arbeitsumgebung mit Wohlfühlfaktor in einem wunderschönen Altbau in Schwabing
  • Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit 40 Wochenstunden, geregelten Arbeitszeiten (die Rolle erfordert volle Büropräsenz), 30 Tagen Urlaub und einem attraktiven Gehalt
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