SA210.901 München | Vollzeit

Mein Kunde ist eine führende europäische Beteiligungsgesellschaft mit Standorten in Paris und München. Im Fokus der Aktivitäten stehen Investments in Mittelstandsunternehmen an der Seite von Gründern, Familiengesellschaftern und Managern. Im Kundenauftrag suche ich am Standort München in Festanstellung/Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n freundliche/n und aufgeschlossene/n

Assistent/in und Office Manager (m/w/d)

Gemeinsam mit einer weiteren erfahrenen Kollegin managen Sie den Office Head und das Investmentteam in allen administrativen und organisatorischen Belangen des Tagesgeschäfts und repräsentieren mit Schwung und positiver Ausstrahlung das Unternehmen professionell nach Außen und Innen.

Ihre Aufgaben

  • Planung, Vorbereitung und Koordination von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie Geschäftsreisen auf nationaler und internationaler Ebene incl. Reisebuchung und -kostenabrechnung
  • Erledigung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Vorbereiten von Unterlagen für die Buchhaltung, Erfassen von Eingangsrechnungen via DATEV
  • Teilnahme an wöchentlichen Teammeetings und Pflege/Nachhalten der Dealliste mit allen Aktionspunkten
  • Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen
  • Kommunikative Schnittstelle für das Team, die Kollegen aus beiden Standorten und für externe Geschäftspartner (u.a. Investoren, Portfoliogesellschaften, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte)
  • Schnittstelle zur Hausverwaltung, Handwerkern, Putzfirma etc.
  • Ansprechpartner und Koordination von sämtlichen externen Dienstleistern und Lieferanten
  • Eigenständige Bestellung und Verwaltung von sämtlichen Verbrauchs- und Büromaterialien
  • Selbständige Abwicklung anfallender Büro- und Verwaltungstätigkeiten
  • Professionelles Ablagemanagement (elektronisch und Papier) und Datenbankpflege

Ihr Profil

  • Vorzugsweise Abitur, erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/ Europasekretärin oder Managementassistentin oder kaufmännische Berufsausbildung z.B. in der Hotellerie
  • Mehrere Jahre relevante Berufserfahrung, motivierte Berufsanfänger oder Quereinsteiger sind ebenfalls willkommen
  • Erfahrung in einem dynamischen, international orientierten Umfeld wie Hotellerie oder im Bereich Professional Services (Private Equity, Unternehmensberatung, Investmentbanking) wünschenswert
  • Hervorragende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse sowie jeweils sichere Orthographie
  • Alltagserprobte Kenntnisse mit MS-Office, Outlook und Internet
  • Überzeugendes und sicheres Auftreten mit positiver Ausstrahlung und gepflegtem Erscheinungsbild
  • Organisationsstärke, hohe Serviceorientierung und sehr gutes Zeitmanagement
  • Vorausschauende, selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
  • Ausgeprägter Teamplayer, zuverlässig, flexibel, engagiert

Ihre Perspektive

  • Ein sicherer Arbeitsplatz mit vielseiteigen Aufgaben in einem dynamischen, internationalen Arbeitsumfeld  
  • Eine kollegiale und offene Arbeitsatmosphäre in einem hochmotivierten Team mit flachen Hierarchien
  • Ein stilvoll eingerichteter Arbeitsplatz und mit modernsten Arbeitsmitteln in bester Innenstadtlage
  • Ein attraktives Gehaltspaket
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